VietnameseVietnamese
VietnameseVietnameseEnglishEnglish

Checklist Bộ Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị Để Làm Thủ Tục Hải Quan 2025

1. Lý Do Quan Trọng Của Bộ Hồ Sơ Hải Quan

Bối Cảnh Chính Sách 2025
Năm 2025 chứng kiến nhiều thay đổi trong thủ tục hải quan, từ việc Mỹ chấm dứt quy tắc miễn thuế De Minimis (hiệu lực 29/08/2025) đến các quy định mới của Trung Quốc trong tuần lễ vàng Trung Quốc (01-07/10/2025). Theo Tổng cục Hải quan Việt Nam, hơn 70% trường hợp bị từ chối thông quan xuất phát từ thiếu sót trong chứng từ hải quan.

Vai Trò Của Chứng Từ

  • Tuân thủ pháp luật: Chứng từ hải quan đảm bảo hàng hóa đáp ứng quy định thuế quan và xuất xứ.
  • Tiết kiệm chi phí: Chuẩn bị đúng giúp tránh phạt hành chính (10-20 triệu VND theo Nghị định 99/2013/NĐ-CP).
  • Tăng tốc độ thông quan: Hồ sơ đầy đủ giảm thời gian chờ từ 5-7 ngày xuống còn 1-2 ngày.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng chứng từ hải quan không chỉ giảm rủi ro mà còn nâng cao uy tín doanh nghiệp trong xuất nhập khẩu.

2. Tác Động Khi Thiếu Sót Chứng Từ

Rủi Ro Pháp Lý

  • Phạt hành chính: Thiếu chứng từ hải quan như C/O hoặc hóa đơn có thể dẫn đến phạt 10-20 triệu VND.
  • Trì hoãn thông quan: Gần 30% lô hàng bị giữ lại do sai sót trong tờ khai hoặc vận đơn.
  • Tịch thu hàng hóa: Hàng hóa không rõ nguồn gốc có nguy cơ bị tiêu hủy.

Tác Động Đến Chuỗi Cung Ứng

  • Chi phí lưu kho: Trì hoãn tại cảng như Los Angeles hoặc Thượng Hải làm tăng chi phí thêm 15-20%.
  • Mất cơ hội kinh doanh: Doanh nghiệp nhỏ lẻ dễ mất khách hàng do giao hàng chậm trễ.
  • Gián đoạn vận chuyển: Thiếu chứng từ hải quan dẫn đến điều chỉnh lịch trình, ảnh hưởng kế hoạch xuất nhập khẩu.

Theo báo cáo từ Tổng cục Hải quan, hơn 50% doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam gặp khó khăn trong thủ tục hải quan do không nắm rõ yêu cầu hồ sơ vào năm 2024, và con số này dự kiến tăng trong năm 2025.

3. Checklist Bộ Hồ Sơ Cần Thiết Cho Thủ Tục Hải Quan

Dưới đây là danh sách chi tiết bộ hồ sơ hải quan cần chuẩn bị để đảm bảo thủ tục hải quan suôn sẻ:

1. Chứng Từ Bắt Buộc

  • Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Bao gồm mã HS Code, thông tin hàng hóa, và số thuế dự kiến, nộp qua hệ thống e-Customs.
  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chứa thông tin người bán, người mua, mô tả hàng hóa, giá trị, và điều khoản thanh toán.
  • Hợp đồng thương mại: Xác nhận điều khoản giao hàng và thanh toán giữa hai bên.
  • Giấy phép nhập khẩu (Import License): Bắt buộc với hàng hóa thuộc danh mục kiểm soát (VD: thực phẩm, hóa chất).
  • Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): Chi tiết số lượng, trọng lượng, và kích thước từng kiện hàng.
  • Vận đơn (Bill of Lading – B/L): Chứng minh hợp đồng vận chuyển, bao gồm số container và ngày giao hàng.

2. Chứng Từ Tùy Theo Trường Hợp

  • Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Xác nhận lô hàng và số tiền dự kiến, không dùng để đòi tiền.
  • Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Do cơ quan kiểm dịch cấp, bắt buộc với hàng gỗ hoặc thực phẩm để ngăn dịch bệnh.
  • Tín dụng thư (L/C): Thư từ ngân hàng cam kết trả tiền nếu người xuất khẩu xuất trình chứng từ hải quan hợp lệ.
  • Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Chứng minh nguồn gốc hàng hóa, giúp hưởng ưu đãi thuế theo FTA (VD: CPTPP).
  • Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Bao gồm đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận, tùy thuộc điều kiện CIF hoặc FOB.

4. Câu Hỏi Thường Gặp

  • Cần những giấy tờ nào cho thủ tục hải quan? Hóa đơn, vận đơn, C/O, và tờ khai là bắt buộc. Đại Lâm Logistics hỗ trợ chuẩn bị đầy đủ.
  • Sai sót hồ sơ có bị phạt không? Có, phạt 10-20 triệu VND. Chúng tôi giúp kiểm tra để tránh rủi ro.
  • Thời gian thông quan là bao lâu? 1-2 ngày nếu hồ sơ đúng, hoặc 5-7 ngày nếu cần bổ sung.

Kết Luận

Chuẩn bị đầy đủ chứng từ hải quan là bước quan trọng để hoàn thành thủ tục hải quan thành công trong năm 2025, đặc biệt khi các chính sách thuế quan và kiểm soát ngày càng nghiêm ngặt. Từ tờ khai, hóa đơn đến C/O, mỗi tài liệu đều đóng vai trò quyết định. Với sự hỗ trợ từ Đại Lâm Logistics, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Liên hệ