Tracking trong Logistics: Không chỉ là biết hàng đang ở đâu

Rất nhiều người mới bước vào ngành Logistics cho rằng công việc gần như đã hoàn thành sau khi booking được xác nhận hoặc container đã lên tàu, lên máy bay. Thực tế, đó mới chỉ là điểm khởi đầu của một hành trình dài.

Một lô hàng có thể phát sinh sự cố ở bất kỳ giai đoạn nào: lịch tàu thay đổi, container bị roll, hàng bị giữ để kiểm tra hải quan, chuyến bay bị offload hoặc phát sinh tắc nghẽn tại cảng trung chuyển. Nếu người làm Logistics không theo dõi sát sao, doanh nghiệp sẽ luôn ở thế bị động và khách hàng thường là người phát hiện vấn đề trước.

Đó là lý do Tracking Shipment được xem là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của người làm Logistics.

Tracking là gì?

Nhiều người hiểu Tracking đơn giản là truy cập website của hãng tàu hoặc hãng hàng không để kiểm tra vị trí của lô hàng.

Thực tế, đó chỉ là một phần rất nhỏ của công việc.

Trong môi trường Logistics chuyên nghiệp, Tracking là quá trình liên tục thu thập thông tin, xác minh dữ liệu, phân tích tình trạng, dự báo rủi ro và chủ động xử lý các thay đổi trong suốt hành trình vận chuyển, từ khi nhận booking cho đến khi hàng được giao thành công cho người nhận.

Nói cách khác, Tracking không chỉ trả lời câu hỏi:

"Hàng đang ở đâu?"

Mà còn phải trả lời được:

1. Hàng đã hoàn thành những công đoạn nào?
2. Bước tiếp theo là gì?
3. Có rủi ro nào sắp xảy ra không?
4. Nếu có, doanh nghiệp cần làm gì ngay từ bây giờ?

Đó mới là giá trị thực sự của công tác Tracking.

Tracking bắt đầu từ khi nào?

Một quan niệm khá phổ biến là chỉ cần theo dõi sau khi hàng đã lên tàu hoặc máy bay.

Thực tế, quá trình Tracking bắt đầu ngay từ khi khách hàng gửi yêu cầu đặt chỗ.

Một lô hàng xuất khẩu thông thường sẽ trải qua nhiều mốc quan trọng như:

1. Booking được xác nhận.
2. Container rỗng được cấp.
3. Hàng được đóng container.
4. Container vào cảng.
5. Hoàn thành thủ tục hải quan.
6. Hàng lên đúng chuyến tàu hoặc chuyến bay.
7. Theo dõi ETD có thay đổi hay không.
8. Theo dõi trong quá trình vận chuyển và trung chuyển.
9. Kiểm tra ETA có thay đổi không.
10. Hàng đến cảng đích.
11. Hoàn thành dỡ hàng.
12. Giao hàng cho người nhận.
13. Xác nhận hoàn tất giao hàng (Proof of Delivery).

Ở mỗi mốc đều có khả năng phát sinh sự cố. Vì vậy, Tracking không phải là một hành động đơn lẻ mà là một quy trình xuyên suốt toàn bộ vòng đời của Shipment.

Ba cấp độ Tracking trong Logistics

1. Operational Tracking

Đây là cấp độ cơ bản nhất.

Người làm Logistics theo dõi các trạng thái vận hành như:

1. Container đã được lấy chưa?
2. Hải quan đã thông quan chưa?
3. Container đã Gate In chưa?
4. Hàng đã Loaded on Board chưa?

Mục tiêu là đảm bảo các công việc diễn ra đúng kế hoạch.

2. Milestone Tracking

Ở cấp độ này, mỗi Shipment được quản lý theo các mốc chuẩn (Milestones).

Ví dụ:

Booking Confirm → SI Submitted → VGM Submitted → Gate In → Loaded on Board → ETD → ETA → Discharged → Out for Delivery → Delivered.

Nếu bất kỳ Milestone nào bị chậm hoặc thiếu thông tin, người phụ trách phải ngay lập tức xác định nguyên nhân và đánh giá ảnh hưởng.

3. Exception Tracking

Đây là cấp độ tạo nên sự khác biệt giữa một nhân viên theo dõi lô hàng và một chuyên viên Logistics thực thụ.

Thay vì chỉ quan sát khi mọi thứ diễn ra bình thường, Exception Tracking tập trung vào việc phát hiện và xử lý các tình huống bất thường như:

1. Delay.
2. Roll Container.
3. Offload.
4. Miss Connection.
5. Customs Hold.
6. Port Congestion.
7. Blank Sailing.
8. Equipment Shortage.
9. Weather Delay.

Trong thực tế, phần lớn thời gian của một nhân viên Logistics giàu kinh nghiệm được dành để xử lý các ngoại lệ này.

Tracking không chỉ là xem vị trí

Một sai lầm khác là tin tưởng tuyệt đối vào thông tin trên website của hãng tàu.

Ví dụ, hệ thống hiển thị trạng thái Loaded on Board.

Điều đó không phải lúc nào cũng đồng nghĩa container đã thực sự khởi hành.

Có những trường hợp:

1. Container bị Roll vào phút cuối.
2. Booking bị chuyển sang chuyến tàu khác.
3. Manifest phải điều chỉnh.
4. Lịch tàu thay đổi nhưng hệ thống chưa cập nhật.

Vì vậy, người làm Logistics cần đối chiếu thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như:

1. Website của hãng tàu hoặc hãng hàng không.
2. Email từ Carrier.
3. Email từ Overseas Agent.
4. Hệ thống quản lý nội bộ (ERP, TMS, WMS).
5. Thông báo từ cảng, kho hoặc đơn vị vận chuyển.
6. Dữ liệu EDI hoặc API Tracking (nếu có).

Một thông tin chỉ thực sự có giá trị khi đã được xác minh.

Điều quan trọng nhất của Tracking là dự báo

Tracking chuyên nghiệp không chỉ phản ánh hiện tại mà còn dự đoán tương lai.

Giả sử ETA dự kiến là ngày 20/07.

Tuy nhiên:

1. Cảng trung chuyển đang quá tải.
2. Tàu bị chậm hai ngày.
3. Thời gian chuyển tải chỉ còn vài giờ.
4. Nguy cơ Miss Connection rất cao.

Một người chỉ theo dõi lô hàng sẽ báo:

"Container hiện đang ở cảng Singapore."

Trong khi đó, một người quản lý lô hàng sẽ đánh giá:

"Nếu không có thay đổi, khả năng lỡ chuyến nối rất cao. ETA tại cảng đích có thể chậm thêm 3–5 ngày. Cần chủ động thông báo khách hàng và làm việc với hãng tàu để chuẩn bị phương án."

Đó chính là tư duy dự báo – kỹ năng quan trọng nhất trong công tác Tracking.

Tracking luôn phải đi kèm với hành động

Một quy trình Tracking hoàn chỉnh thường bao gồm năm bước:

Thu thập thông tin từ Carrier, Agent, cảng và hệ thống nội bộ.

Xác minh dữ liệu bằng cách đối chiếu nhiều nguồn.

Phân tích tác động so với kế hoạch ban đầu và các cam kết dịch vụ (SLA).

Thực hiện hành động nếu phát hiện rủi ro hoặc ngoại lệ.

Thông báo kịp thời cho khách hàng và các bên liên quan.

Nếu chỉ dừng ở việc kiểm tra trạng thái, đó mới chỉ là "theo dõi thông tin", chưa phải là quản lý Shipment.

Một chuyên viên Tracking giỏi khác gì với người chỉ theo dõi lô hàng?

Một chuyên viên Tracking giỏi không chỉ biết:

1. Hàng đang ở đâu.
2. ETA là ngày nào.

Họ còn phải trả lời được:

1. Vì sao lịch thay đổi?
2. Mức độ ảnh hưởng đến khách hàng ra sao?
3. Có nguy cơ phát sinh lưu container (DEM), lưu bãi (DET) hoặc lưu kho không?
4. Có cần điều chỉnh kế hoạch giao hàng hoặc sản xuất không?
5. Ai là người cần được thông báo ngay?
6. Phương án thay thế nếu chuyến tàu tiếp tục bị chậm là gì?

Đó là sự khác biệt giữa theo dõi và quản lý.

Kết luận

Trong Logistics hiện đại, Tracking không còn đơn thuần là việc kiểm tra vị trí của một container hay một chuyến bay.

Đó là quá trình kiểm soát toàn bộ hành trình của Shipment, kết hợp giữa theo dõi tiến độ, quản trị rủi ro, xử lý ngoại lệ, dự báo các tình huống có thể xảy ra và chủ động giao tiếp với khách hàng.

Một nhân viên Logistics chỉ biết Tracking sẽ trả lời được câu hỏi:

"Hàng đang ở đâu?"

Nhưng một chuyên viên Logistics thực thụ sẽ trả lời được câu hỏi quan trọng hơn:

"Điều gì có thể xảy ra tiếp theo và chúng ta cần làm gì ngay từ bây giờ?"

Đó chính là giá trị cốt lõi của kỹ năng Tracking trong Logistics và cũng là yếu tố tạo nên sự khác biệt giữa một người thực hiện công việc và một người thực sự quản lý chuỗi vận chuyển.