Trong hoạt động nhập khẩu, rất nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu kiểm tra hồ sơ khi hàng đã cập cảng hoặc khi chuẩn bị mở tờ khai hải quan. Đây cũng là thời điểm dễ phát sinh những sai sót như thiếu chứng từ, thông tin không thống nhất hoặc không đủ điều kiện để thông quan.
Thực tế, một bộ hồ sơ nhập khẩu không chỉ phục vụ khai báo hải quan mà còn là căn cứ để tính thuế, hưởng ưu đãi thuế quan, kiểm tra chuyên ngành và lưu trữ phục vụ kiểm tra sau thông quan.
Vậy một bộ hồ sơ nhập khẩu đầy đủ gồm những chứng từ nào? Doanh nghiệp cần chuẩn bị ra sao để hạn chế rủi ro?
Một bộ hồ sơ đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp:
Khai báo hải quan nhanh chóng và chính xác.
Hạn chế phải khai bổ sung hoặc sửa đổi tờ khai.
Giảm nguy cơ bị tham vấn trị giá hoặc kiểm tra chuyên ngành.
Được hưởng ưu đãi thuế nếu đáp ứng điều kiện.
Thuận lợi khi cơ quan Hải quan thực hiện kiểm tra sau thông quan.
Ngược lại, chỉ thiếu một chứng từ quan trọng cũng có thể khiến hàng bị chậm thông quan hoặc phát sinh thêm nhiều chi phí.
Đây là căn cứ xác định:
Người mua – người bán.
Điều kiện giao hàng (Incoterms).
Điều khoản thanh toán.
Giá trị hợp đồng.
Hợp đồng cũng là tài liệu Hải quan thường đối chiếu khi kiểm tra trị giá.
Invoice là căn cứ để xác định:
Giá hàng hóa.
Đồng tiền thanh toán.
Điều kiện giao hàng.
Thông tin người mua và người bán.
Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ để tránh sai tên hàng, model hoặc đơn giá.
Packing List thể hiện:
Số kiện.
Trọng lượng.
Kích thước.
Quy cách đóng gói.
Chứng từ này giúp đối chiếu với hàng thực tế khi kiểm hóa.
Đây là chứng từ xác nhận việc vận chuyển hàng hóa.
Có thể là:
Master Bill.
House Bill.
Sea Waybill.
Air Waybill.
Bill là căn cứ để nhận hàng tại cảng và khai báo hải quan.
Nếu doanh nghiệp muốn hưởng ưu đãi thuế theo các FTA như:
Form E.
Form D.
EVFTA.
CPTPP.
RCEP.
thì C/O là chứng từ không thể thiếu.
Đối với máy móc, thiết bị hoặc hàng hóa chuyên ngành, catalogue giúp:
Phân loại mã HS.
Xác định chính sách quản lý.
Chứng minh thông số kỹ thuật khi Hải quan yêu cầu.
Bao gồm:
Điện chuyển tiền (TT).
L/C.
Sao kê ngân hàng.
Swift.
Đây là căn cứ chứng minh trị giá giao dịch trong trường hợp Hải quan kiểm tra.
Một số mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành phải có giấy phép trước khi nhập khẩu.
Ví dụ:
Hóa chất.
Thiết bị y tế.
Phế liệu.
Tiền chất công nghiệp.
Tùy từng mặt hàng, doanh nghiệp có thể phải thực hiện:
Kiểm dịch thực vật.
Kiểm dịch động vật.
Kiểm tra chất lượng.
Kiểm tra an toàn thực phẩm.
Kiểm tra hiệu suất năng lượng.
Một số khách hàng hoặc cơ quan quản lý yêu cầu C/Q để chứng minh chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn của nhà sản xuất.
Đối với hóa chất, thực phẩm, mỹ phẩm hoặc nguyên liệu sản xuất, COA giúp chứng minh các chỉ tiêu kỹ thuật và thành phần của sản phẩm.
Nếu điều kiện giao hàng yêu cầu người bán mua bảo hiểm (ví dụ CIF hoặc CIP), doanh nghiệp cần lưu giữ chứng từ này trong hồ sơ.
D/O do hãng tàu hoặc Forwarder phát hành, là căn cứ để doanh nghiệp làm thủ tục nhận hàng tại cảng.
Đây không phải chứng từ bắt buộc nhưng rất hữu ích khi:
Kiểm hóa.
Giải quyết tranh chấp.
Xử lý khiếu nại với hãng tàu hoặc nhà cung cấp.
Ngoài các chứng từ thương mại, doanh nghiệp nên lưu:
Email giao dịch.
Báo giá.
Biên bản xác nhận đơn hàng.
Hồ sơ trao đổi với nhà cung cấp.
Đây là những tài liệu quan trọng nếu cơ quan Hải quan yêu cầu giải trình về trị giá hoặc xuất xứ hàng hóa.
Trong quá trình hỗ trợ khách hàng, Đại Lâm Logistics thường gặp các trường hợp:
Chỉ lưu Invoice mà quên lưu hợp đồng.
Không yêu cầu nhà cung cấp gửi Catalogue.
C/O có nhưng không khai để hưởng ưu đãi thuế.
Chứng từ giữa Invoice, Packing List và Bill không thống nhất.
Không lưu chứng từ thanh toán sau khi hoàn tất giao dịch.
Những sai sót này có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian giải trình hoặc phát sinh chi phí không đáng có.
Một bộ hồ sơ nhập khẩu đầy đủ không chỉ giúp doanh nghiệp thông quan nhanh mà còn là "lá chắn" quan trọng trong quá trình kiểm tra sau thông quan, tham vấn trị giá hoặc giải quyết tranh chấp.
Thay vì đợi đến khi hàng cập cảng mới kiểm tra chứng từ, doanh nghiệp nên xây dựng checklist hồ sơ chuẩn ngay từ khi ký hợp đồng với đối tác nước ngoài. Việc chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro trong toàn bộ quá trình nhập khẩu.
ĐẠI LÂM LOGISTICS – Cùng Đại Lâm, vươn tầm thế giới
Đại Lâm Logistics hỗ trợ doanh nghiệp:
Kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu trước khi mở tờ khai.
Tư vấn thủ tục hải quan và chính sách mặt hàng.
Hỗ trợ phân loại mã HS, trị giá hải quan và C/O.
Đồng hành xử lý các vướng mắc trong quá trình thông quan.
📞 Hotline: 032 844 8668
📧 Email: contact@dailamlogistics.com
🌐 Website: dailamlogistics.com
