Khi nhận được giấy mời tham vấn trị giá hải quan, phản ứng đầu tiên của nhiều doanh nghiệp thường là lo lắng:
"Cần mang những giấy tờ gì?"
"Chỉ cần Invoice và Hợp đồng là đủ hay chưa?"
Thực tế, tham vấn giá không chỉ là việc đối chiếu một vài chứng từ. Đây là quá trình cơ quan Hải quan đánh giá toàn bộ cơ sở hình thành trị giá giao dịch của lô hàng nhập khẩu.
Doanh nghiệp càng chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, khả năng chứng minh trị giá khai báo càng cao, từ đó giảm nguy cơ bị bác bỏ trị giá hoặc phải điều chỉnh số thuế phải nộp.
Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng chỉ cần chứng minh giá trên Invoice là đủ.
Thực tế, điều Hải quan cần xác minh là:
Giá khai báo có phải là giá giao dịch thực tế hay không?
Có khoản chi phí nào chưa được cộng vào trị giá hải quan?
Việc mua bán có diễn ra theo điều kiện thương mại bình thường không?
Giá có bị ảnh hưởng bởi mối quan hệ đặc biệt giữa người mua và người bán hay không?
Do đó, hồ sơ tham vấn cần phản ánh đầy đủ quá trình từ đàm phán, ký hợp đồng, thanh toán đến giao nhận hàng hóa.
Đây là chứng từ quan trọng nhất.
Hợp đồng thể hiện:
Thông tin người mua và người bán.
Mô tả hàng hóa.
Điều kiện giao hàng (Incoterms).
Điều kiện thanh toán.
Giá bán.
Điều khoản chiết khấu (nếu có).
Nếu hợp đồng và Invoice không thống nhất, doanh nghiệp cần giải trình rõ nguyên nhân.
Invoice là căn cứ thể hiện giá bán của lô hàng.
Doanh nghiệp cần kiểm tra:
Tên hàng.
Số lượng.
Đơn giá.
Tổng giá trị.
Điều kiện giao hàng.
Đồng tiền thanh toán.
Mọi sai lệch giữa Invoice và các chứng từ khác đều có thể trở thành nội dung Hải quan yêu cầu làm rõ.
Đây là tài liệu có giá trị chứng minh doanh nghiệp đã thanh toán đúng theo giá khai báo.
Có thể bao gồm:
Swift Transfer.
Giấy báo nợ ngân hàng.
Lệnh chuyển tiền.
Sao kê tài khoản.
Hồ sơ mở L/C (nếu thanh toán bằng thư tín dụng).
Nếu thanh toán nhiều lần hoặc qua bên thứ ba, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm tài liệu giải thích.
Bao gồm:
Bill of Lading (đường biển).
Air Waybill (đường hàng không).
Chứng từ giao nhận khác.
Những chứng từ này giúp xác định:
Điều kiện giao hàng.
Tuyến vận chuyển.
Các chi phí vận tải có thuộc trị giá hải quan hay không.
Nếu điều kiện giao hàng yêu cầu cộng chi phí bảo hiểm vào trị giá hải quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
Insurance Policy.
Insurance Certificate.
Hóa đơn bảo hiểm.
Đây là nhóm tài liệu rất nhiều doanh nghiệp bỏ quên.
Trong thực tế, Hải quan có thể yêu cầu doanh nghiệp chứng minh:
Vì sao lại mua với mức giá này?
Khi đó, các tài liệu như:
Báo giá ban đầu.
Email thương lượng.
Biên bản đàm phán.
Chính sách giảm giá.
Chương trình khuyến mại.
sẽ trở thành bằng chứng quan trọng chứng minh giá giao dịch được hình thành theo nguyên tắc thương mại bình thường.
Đối với máy móc, thiết bị hoặc hàng hóa có tính kỹ thuật cao, Catalogue giúp Hải quan:
Xác định đúng chủng loại.
So sánh với hàng hóa giống hệt hoặc tương tự.
Đánh giá mức giá khai báo.
Nếu có tài liệu kỹ thuật từ nhà sản xuất, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ.
Nếu hai bên có quan hệ liên kết, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm:
Cơ cấu sở hữu.
Báo cáo quan hệ liên kết.
Chính sách giá nội bộ.
Hồ sơ chứng minh giá không bị ảnh hưởng bởi quan hệ đặc biệt.
Đây là nội dung rất quan trọng đối với các doanh nghiệp thuộc tập đoàn đa quốc gia.
Trong một số trường hợp, Hải quan có thể xem xét thêm:
Phiếu nhập kho.
Sổ kế toán.
Chứng từ hạch toán.
Hồ sơ quyết toán.
Các tài liệu này giúp đối chiếu thông tin giữa khai báo hải quan và hoạt động kế toán của doanh nghiệp.
Thay vì chờ đến khi nhận giấy mời tham vấn mới tìm chứng từ, doanh nghiệp nên xây dựng thói quen lưu trữ hồ sơ ngay từ đầu.
Một bộ hồ sơ nhập khẩu đầy đủ nên được lưu theo từng lô hàng, bao gồm:
Hồ sơ giao dịch.
Hồ sơ thanh toán.
Hồ sơ vận chuyển.
Hồ sơ kỹ thuật.
Hồ sơ hải quan.
Email trao đổi với nhà cung cấp.
Việc chuẩn bị tốt không chỉ giúp quá trình tham vấn diễn ra thuận lợi mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong kiểm tra sau thông quan hoặc thanh tra thuế.
Đại Lâm Logistics – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong hoạt động nhập khẩu
Một buổi tham vấn thành công không chỉ phụ thuộc vào giá khai báo mà còn phụ thuộc vào cách doanh nghiệp chuẩn bị và trình bày hồ sơ.
Đại Lâm Logistics hỗ trợ doanh nghiệp:
ĐẠI LÂM LOGISTICS – Cùng Đại Lâm, vươn tầm thế giới.
