Nhiều doanh nghiệp cho rằng, khi hàng hóa đã được thông quan thì hồ sơ nhập khẩu đã hoàn tất và sẽ không còn bị cơ quan Hải quan kiểm tra nữa.
Đây là một trong những quan niệm sai lầm phổ biến nhất.
Thực tế, thông quan không đồng nghĩa với việc hồ sơ đã được "an toàn". Theo cơ chế quản lý rủi ro hiện nay, cơ quan Hải quan có thể kiểm tra sau thông quan (KTSTQ) để đánh giá tính tuân thủ của doanh nghiệp và xác minh tính chính xác của toàn bộ quá trình khai báo.
Không ít doanh nghiệp chỉ đến khi nhận được Quyết định kiểm tra mới bắt đầu tìm lại chứng từ của các lô hàng từ nhiều năm trước. Lúc này, việc thiếu hồ sơ hoặc không giải trình được căn cứ khai báo có thể dẫn đến truy thu thuế, xử phạt vi phạm hành chính và ảnh hưởng đến mức độ tuân thủ của doanh nghiệp.
Vậy kiểm tra sau thông quan là gì? Hải quan thường tập trung vào những nội dung nào? Và doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để hạn chế rủi ro?
Kiểm tra sau thông quan là hoạt động của cơ quan Hải quan nhằm kiểm tra tính chính xác, trung thực và đầy đủ của hồ sơ hải quan sau khi hàng hóa đã được thông quan.
Khác với kiểm hóa tại cửa khẩu - nơi cơ quan Hải quan chủ yếu kiểm tra hàng hóa trước khi cho phép thông quan - kiểm tra sau thông quan tập trung vào việc đánh giá toàn bộ hồ sơ, chứng từ, sổ sách kế toán và dữ liệu liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu.
Mục tiêu của hoạt động này không phải để gây khó khăn cho doanh nghiệp, mà nhằm:
Đảm bảo việc khai báo đúng quy định.
Phát hiện các hành vi khai sai, khai thiếu thuế.
Đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật hải quan.
Tăng cường quản lý rủi ro thay vì kiểm tra 100% tại cửa khẩu.
Đây là nội dung phát sinh nhiều tranh chấp nhất trong kiểm tra sau thông quan.
Cơ quan Hải quan sẽ xem xét:
Doanh nghiệp phân loại hàng hóa có đúng bản chất không?
Mã HS có phù hợp với cấu tạo, công dụng và tài liệu kỹ thuật?
Có áp dụng đúng Quy tắc tổng quát giải thích Danh mục HS (GIRs) hay không?
Nếu xác định doanh nghiệp khai sai mã HS dẫn đến thiếu số thuế phải nộp, cơ quan Hải quan có thể:
Ấn định lại mã HS.
Truy thu thuế.
Tính tiền chậm nộp.
Xử phạt vi phạm hành chính theo quy định.
Đây cũng là lý do doanh nghiệp nên lưu giữ catalogue, bản vẽ kỹ thuật và tài liệu mô tả hàng hóa ngay từ đầu.
Sau mã HS, trị giá hải quan là nội dung được kiểm tra rất kỹ.
Hải quan sẽ đánh giá:
Giá khai báo có phản ánh đúng giao dịch thực tế không?
Có khoản chi phí nào phải cộng nhưng chưa khai báo?
Có khoản nào bị khai thiếu hoặc khai sai?
Quan hệ giữa người mua và người bán có ảnh hưởng đến giá không?
Các chứng từ thường được yêu cầu gồm:
Commercial Invoice.
Hợp đồng mua bán.
Báo giá.
Chứng từ thanh toán.
Email giao dịch.
Hợp đồng bản quyền (nếu có).
Đây cũng là nội dung thường dẫn đến tham vấn trị giá hoặc truy thu thuế nếu doanh nghiệp không chứng minh được trị giá khai báo.
Nếu doanh nghiệp đã hưởng thuế ưu đãi theo các Hiệp định thương mại tự do (FTA), cơ quan Hải quan có thể kiểm tra:
C/O có hợp lệ không?
Có đáp ứng quy tắc xuất xứ không?
Hồ sơ chứng minh xuất xứ có đầy đủ không?
Đối với một số trường hợp, Hải quan có thể phối hợp với cơ quan cấp C/O hoặc xác minh với nước xuất khẩu nếu có nghi ngờ về tính hợp lệ của chứng từ.
Ngoài thuế, Hải quan còn kiểm tra việc doanh nghiệp có tuân thủ đúng các chính sách quản lý chuyên ngành hay không.
Ví dụ:
Giấy phép nhập khẩu.
Công bố hợp quy.
Kiểm tra chất lượng.
Kiểm dịch.
An toàn thực phẩm.
Hiệu suất năng lượng.
Nếu doanh nghiệp nhập khẩu hàng thuộc diện quản lý nhưng không đáp ứng đầy đủ điều kiện, vẫn có thể bị xử lý dù hàng đã được thông quan.
Thanh toán là căn cứ quan trọng để chứng minh trị giá giao dịch.
Hải quan thường đối chiếu:
Số tiền thanh toán.
Thời điểm thanh toán.
Phương thức thanh toán.
Đồng tiền thanh toán.
Nếu có sự khác biệt giữa Invoice và chứng từ ngân hàng, doanh nghiệp sẽ phải giải trình nguyên nhân.
Không chỉ kiểm tra Invoice, cơ quan Hải quan còn xem xét:
Điều kiện giao hàng (Incoterms).
Điều khoản thanh toán.
Chiết khấu thương mại.
Điều khoản bảo hành.
Điều khoản bản quyền.
Mục tiêu là xác định liệu có khoản chi phí nào ảnh hưởng đến trị giá hải quan nhưng chưa được khai báo hay không.
Đây là điểm khác biệt lớn giữa kiểm tra sau thông quan và kiểm hóa tại cửa khẩu.
Trong quá trình kiểm tra, Hải quan có thể đối chiếu:
Sổ kế toán.
Hóa đơn tài chính.
Phiếu nhập kho.
Phiếu xuất kho.
Chứng từ thanh toán.
Báo cáo tài chính.
Việc đối chiếu này giúp xác minh tính nhất quán giữa hồ sơ hải quan và dữ liệu kế toán của doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp gia công hoặc sản xuất xuất khẩu, Hải quan thường kiểm tra:
Định mức sử dụng nguyên liệu.
Tỷ lệ hao hụt.
Báo cáo quyết toán.
Tình hình nhập – xuất – tồn nguyên liệu.
Đây là nhóm doanh nghiệp có mức độ kiểm tra khá cao do liên quan đến chính sách miễn thuế nguyên liệu nhập khẩu.
Theo quy định của pháp luật hải quan, doanh nghiệp có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ trong thời hạn luật định để phục vụ công tác kiểm tra.
Nếu doanh nghiệp không xuất trình được hồ sơ khi cơ quan Hải quan yêu cầu, việc giải trình sẽ gặp rất nhiều khó khăn, ngay cả khi việc khai báo ban đầu là đúng.
Ngoài từng lô hàng cụ thể, Hải quan còn đánh giá tổng thể:
Doanh nghiệp có thường xuyên khai bổ sung không?
Có nhiều lần bị xử phạt không?
Có lịch sử vi phạm về mã HS hoặc trị giá không?
Có hợp tác trong quá trình kiểm tra không?
Mức độ tuân thủ này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc phân luồng tờ khai và mức độ kiểm tra đối với các lô hàng trong tương lai.
Thay vì chờ đến khi nhận quyết định kiểm tra mới bắt đầu chuẩn bị, doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống quản lý hồ sơ ngay từ đầu.
Một số việc cần thực hiện gồm:
✅ Lưu giữ đầy đủ bộ hồ sơ hải quan của từng lô hàng.
✅ Lưu catalogue, tài liệu kỹ thuật và hồ sơ phân loại mã HS.
✅ Lưu chứng từ thanh toán và hợp đồng mua bán.
✅ Rà soát định kỳ việc khai báo trị giá và xuất xứ.
✅ Kiểm tra sự thống nhất giữa hồ sơ hải quan và hồ sơ kế toán.
Việc chuẩn bị tốt không chỉ giúp doanh nghiệp giảm áp lực khi cơ quan Hải quan kiểm tra mà còn hạn chế đáng kể nguy cơ bị truy thu thuế.
Kiểm tra sau thông quan không phải là hoạt động chỉ nhằm phát hiện vi phạm, mà còn là một phần trong cơ chế quản lý rủi ro hiện đại của cơ quan Hải quan. Doanh nghiệp có hệ thống quản lý hồ sơ chặt chẽ, khai báo đúng ngay từ đầu và lưu giữ chứng từ đầy đủ sẽ chủ động hơn rất nhiều khi cơ quan Hải quan tiến hành kiểm tra.
Thay vì xem kiểm tra sau thông quan là một rủi ro, doanh nghiệp nên coi đây là cơ hội để đánh giá lại quy trình quản trị xuất nhập khẩu của mình. Một hệ thống hồ sơ minh bạch, nhất quán không chỉ giúp giảm nguy cơ truy thu thuế mà còn nâng cao uy tín và mức độ tuân thủ trong mắt cơ quan Hải quan.
ĐẠI LÂM LOGISTICS – Cùng Đại Lâm, vươn tầm thế giới
Đại Lâm Logistics đồng hành cùng doanh nghiệp trong:
Tư vấn phân loại mã HS và trị giá hải quan.
Rà soát hồ sơ trước kiểm tra sau thông quan.
Hỗ trợ giải trình với cơ quan Hải quan.
Tư vấn C/O, chính sách quản lý hàng hóa và tối ưu quy trình xuất nhập khẩu.
📞 Hotline: 032 844 8668
📧 Email: contact@dailamlogistics.com
🌐 Website: dailamlogics.com
