Trong vận tải biển quốc tế, doanh nghiệp có thể đã đặt Booking đúng thời hạn, đóng hàng đầy đủ, container đã được hạ vào cảng nhưng đến ngày tàu chạy lại nhận được thông báo:
“Container bị Roll-over.”
Hiểu đơn giản, container đã không được xếp lên chuyến tàu dự kiến và phải chuyển sang một chuyến khác.
Đây là tình huống không hiếm gặp trong vận tải container, đặc biệt vào mùa cao điểm, khi thiếu chỗ trên tàu, cảng ùn tắc hoặc lịch trình tàu biển biến động.
Vấn đề nằm ở chỗ: rớt tàu không chỉ khiến hàng đến chậm vài ngày. Với doanh nghiệp xuất khẩu, nó có thể kéo theo hàng loạt hậu quả về chi phí, hợp đồng, sản xuất và uy tín với khách hàng.
Vậy Roll-over là gì? Vì sao container đã vào cảng vẫn có thể bị rớt tàu? Và doanh nghiệp cần làm gì để hạn chế tình trạng này?
Roll-over là tình trạng container đã được lên kế hoạch vận chuyển trên một chuyến tàu cụ thể nhưng cuối cùng không được xếp lên chuyến tàu đó và phải chuyển sang chuyến tiếp theo hoặc một phương án vận chuyển khác.
Trong thực tế logistics, doanh nghiệp thường gọi tình trạng này bằng những cách quen thuộc như:
Rớt tàu.
Roll tàu.
Container bị roll.
Booking bị chuyển chuyến.
Ví dụ:
Doanh nghiệp được xác nhận Booking với lịch:
ETD Hải Phòng: 20/7
Nhưng đến ngày tàu chạy, hãng tàu thông báo container không được xếp lên chuyến ngày 20/7 mà chuyển sang chuyến ngày 27/7.
Như vậy, container đã bị Roll-over.
Điều quan trọng cần hiểu là:
Có Booking Confirmation không đồng nghĩa với việc container chắc chắn 100% được xếp lên đúng chuyến tàu dự kiến.
Trong quá trình khai thác tàu vẫn có thể xuất hiện nhiều yếu tố khiến kế hoạch xếp container thay đổi.
Nhiều doanh nghiệp thắc mắc:
“Container của tôi đã hạ vào CY trước Closing Time, tại sao vẫn bị rớt tàu?”
Nguyên nhân là việc container vào cảng đúng hạn mới chỉ đáp ứng một trong các điều kiện để được xếp tàu.
Quyết định xếp container còn phụ thuộc vào:
Tình trạng chỗ trên tàu.
Tải trọng tàu.
Kế hoạch khai thác.
Tình trạng cảng.
Chứng từ.
Hải quan.
Lịch trình thực tế của tàu.
Do đó, container đã nằm trong cảng vẫn có khả năng bị chuyển sang chuyến khác.
Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất.
Tương tự ngành hàng không, trong một số thời điểm hãng tàu có thể nhận lượng Booking lớn hơn sức chứa thực tế dự kiến của tàu.
Lý do là một tỷ lệ Booking có thể:
Bị khách hàng hủy.
Không đóng hàng kịp.
Không đưa container vào cảng.
Chuyển sang chuyến khác.
Nhưng nếu lượng hàng thực tế xuất hiện nhiều hơn dự kiến, tàu có thể không đủ chỗ.
Khi đó, một số container phải được chuyển sang chuyến tiếp theo.
Tình trạng này thường dễ xuất hiện vào:
Mùa cao điểm xuất khẩu.
Trước các kỳ nghỉ lễ lớn.
Giai đoạn cước vận tải biến động mạnh.
Những tuyến có nhu cầu tăng đột biến.
Container có thể vẫn được hạ cảng trước giờ đóng bãi nhưng nếu vào quá sát Cut-off, khả năng xử lý sẽ thấp hơn.
Cảng và hãng tàu còn phải thực hiện nhiều công đoạn như:
Xác nhận container.
Kiểm tra thông tin.
Lập kế hoạch bãi.
Lập sơ đồ xếp tàu.
Hoàn thiện danh sách container xuất.
Nếu container được đưa vào cảng quá muộn, trong một số trường hợp có thể không kịp đưa vào kế hoạch xếp tàu.
Vì vậy:
Đừng coi Closing Time là thời điểm doanh nghiệp nên đưa container vào cảng. Đây là hạn cuối, không phải thời điểm tối ưu.
Hai mốc thời gian doanh nghiệp xuất khẩu đặc biệt phải chú ý là:
SI – Shipping Instruction là thông tin mà người gửi hàng cung cấp để hãng tàu lập vận đơn.
Nếu gửi SI trễ hoặc thông tin chưa hoàn chỉnh, quá trình xử lý chứng từ có thể bị ảnh hưởng.
VGM – Verified Gross Mass là khối lượng toàn bộ đã được xác nhận của container đóng hàng.
Container không có VGM hợp lệ theo yêu cầu có thể không đủ điều kiện để được xếp lên tàu.
Đây là lý do bộ phận chứng từ cần theo dõi từng Cut-off riêng biệt, thay vì chỉ quan tâm đến ngày tàu chạy.
Container đã nằm trong cảng nhưng thủ tục hải quan chưa hoàn thành cũng có thể ảnh hưởng đến kế hoạch xuất hàng.
Một số nguyên nhân thường gặp:
Tờ khai luồng vàng cần bổ sung hồ sơ.
Tờ khai luồng đỏ phải kiểm hóa.
Khai sai thông tin phải khai bổ sung.
Chưa hoàn thành thủ tục chuyên ngành.
Có vướng mắc trong khu vực giám sát.
Nếu thời gian xử lý kéo dài vượt quá Cut-off, container có thể không kịp lên tàu.
Không phải mọi trường hợp Roll-over đều xuất phát từ lỗi của doanh nghiệp.
Hãng tàu có thể thay đổi kế hoạch do:
Tàu đến cảng trễ.
Ùn tắc tại cảng trước đó.
Thời tiết xấu.
Thay đổi rotation.
Thay đổi cảng ghé.
Điều chỉnh lịch trình khai thác.
Trong một số trường hợp, hãng tàu có thể cắt giảm lượng container được xếp tại một cảng để đảm bảo lịch trình tiếp theo.
Khi đó, một phần container sẽ phải chuyển chuyến.
Một con tàu không chỉ bị giới hạn bởi số lượng container mà còn bởi tổng tải trọng và phương án phân bổ trọng lượng.
Ví dụ, tàu có thể vẫn còn vị trí nhưng đã đạt giới hạn tải trọng phù hợp với kế hoạch khai thác.
Các container nặng có thể phải được điều chỉnh sang chuyến khác.
Ngoài ra, hãng tàu còn phải tính toán vị trí container dựa trên:
Trọng lượng.
Cảng dỡ.
Loại container.
Hàng nguy hiểm.
Container lạnh.
Do đó, việc còn “slot” về mặt số lượng chưa chắc đồng nghĩa với việc container chắc chắn được nhận lên tàu.
Đối với hàng nguy hiểm (DG), container phải đáp ứng thêm nhiều điều kiện.
Ví dụ:
MSDS/SDS.
Dangerous Goods Declaration.
UN Number.
Proper Shipping Name.
Class.
Packing Group.
Quy cách đóng gói và nhãn cảnh báo.
Nếu thông tin DG không được hãng tàu chấp thuận hoặc chứng từ có sai lệch, container có thể bị từ chối xếp tàu dù đã được đưa vào cảng.
Tương tự, container lạnh, hàng quá khổ và một số loại hàng đặc biệt cũng cần được kiểm soát chặt chẽ hơn.
Thiệt hại đầu tiên và dễ nhìn thấy nhất là chậm thời gian giao hàng.
Nhưng phía sau đó còn nhiều tác động khác.
Container phải nằm lại chờ chuyến sau có thể kéo theo các khoản phí tùy từng trường hợp và biểu phí áp dụng.
Nếu hợp đồng quy định thời gian giao hàng cụ thể, việc rớt tàu có thể khiến doanh nghiệp vi phạm tiến độ.
Đối với nguyên liệu hoặc linh kiện, chỉ cần hàng đến chậm một tuần cũng có thể ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất của người mua.
Buyer thường không quá quan tâm container bị roll vì lý do gì.
Điều họ quan tâm là:
Hàng có đến đúng thời gian đã cam kết hay không?
Do đó, khả năng quản trị vận chuyển cũng là một phần năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp xuất khẩu.
Không có phương án nào đảm bảo tuyệt đối container sẽ không bao giờ bị Roll-over, bởi một số nguyên nhân nằm ngoài khả năng kiểm soát của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, có thể giảm đáng kể rủi ro bằng những biện pháp sau.
Đặc biệt trong mùa cao điểm, doanh nghiệp không nên chờ hàng hoàn thiện mới bắt đầu tìm Booking.
Hãy dự báo kế hoạch sản xuất và đặt chỗ sớm.
Nếu điều kiện cho phép, nên tạo khoảng thời gian dự phòng trước Closing Time.
Điều này đặc biệt quan trọng với các lô hàng phải:
Kiểm hóa.
Kiểm dịch.
Kiểm tra chuyên ngành.
Không chỉ theo dõi CY Closing mà cần kiểm tra:
SI Cut-off.
VGM Cut-off.
CY Cut-off.
Customs Cut-off nếu tuyến/hãng có yêu cầu.
Invoice, Packing List, tờ khai, SI và thông tin Booking cần được rà soát thống nhất.
Một lỗi nhỏ về số container, seal hay thông tin vận đơn cũng có thể khiến quá trình xử lý bị chậm.
Đừng nghĩ rằng container đã vào cảng là công việc đã hoàn thành.
Bộ phận logistics vẫn cần kiểm tra:
Container đã gate-in chưa?
Tờ khai đã thông quan chưa?
Đã hoàn tất giám sát chưa?
Container có nằm trong loading list không?
Cuối cùng có thực sự được loaded on board hay không?
Đây là bước cực kỳ quan trọng.
Khi nhận được thông báo rớt tàu, điều đầu tiên cần làm là xác định chính xác nguyên nhân.
Sau đó cần yêu cầu đơn vị logistics hoặc hãng tàu xác nhận:
Chuyến tàu thay thế.
ETD mới.
ETA mới.
Có thay đổi số Booking hay không.
Có phải sửa SI/Bill hay không.
Có phát sinh chi phí hay không.
Đồng thời, doanh nghiệp cần thông báo sớm cho Buyer.
Không nên đợi đến sát ngày hàng dự kiến đến mới thông báo.
Một thông báo chủ động kèm lịch trình thay thế rõ ràng luôn chuyên nghiệp hơn việc để khách hàng tự phát hiện hàng đang bị chậm.
Khi đặt Booking, doanh nghiệp thường chỉ hỏi:
“Tàu chạy ngày nào?”
Nhưng để quản trị một lô hàng tốt hơn, nên hỏi đầy đủ:
ETD?
ETA?
Transit Time?
Direct hay Transshipment?
CY Closing?
SI Cut-off?
VGM Cut-off?
Free Time?
Lịch tàu có ổn định không?
Đặc biệt với những lô hàng cần giao gấp, một chuyến tàu có ETD sớm chưa chắc là phương án tốt nhất nếu lịch trình thường xuyên bị delay hoặc transshipment nhiều lần.
Doanh nghiệp nên đánh giá tổng thể độ ổn định của tuyến vận chuyển thay vì chỉ nhìn vào giá cước và ETD.
Kết luận
Roll-over là một trong những rủi ro phổ biến của vận tải container quốc tế.
Container có thể bị rớt tàu do rất nhiều nguyên nhân: overbooking, trễ Cut-off, thiếu VGM, vướng thủ tục hải quan, thay đổi lịch tàu hoặc kế hoạch khai thác của hãng tàu.
Không phải tất cả các trường hợp đều có thể phòng tránh.
Nhưng doanh nghiệp hoàn toàn có thể giảm đáng kể nguy cơ rớt tàu nếu:
Booking sớm – quản lý Cut-off chặt chẽ – hoàn thành chứng từ sớm – đưa container vào cảng có thời gian dự phòng – và tiếp tục theo dõi cho đến khi xác nhận container thực sự đã được xếp lên tàu.
Trong logistics quốc tế, một lô hàng chỉ thực sự “an tâm” khi container đã Loaded on Board, chứ không phải ngay khi container vừa được hạ vào cảng.
ĐẠI LÂM LOGISTICS – Cùng Đại Lâm, vươn tầm thế giới
