Trong quá trình nhập khẩu, không ít doanh nghiệp chỉ phát hiện sai sót trên Commercial Invoice khi hàng đã cập cảng hoặc thậm chí sau khi đã mở tờ khai hải quan.
Những lỗi thường gặp như:
Sai tên hàng.
Sai model.
Sai số lượng.
Sai đơn giá.
Sai điều kiện giao hàng (Incoterms).
Sai thông tin người mua hoặc người bán.
Lúc này, câu hỏi được đặt ra là:
"Invoice có được sửa sau khi hàng đã đến cảng không?"
Câu trả lời là Có, nhưng không phải trường hợp nào cũng được sửa và cũng không phải sửa lúc nào cũng không ảnh hưởng đến thủ tục hải quan.
Việc có thể sửa hay không còn phụ thuộc vào nội dung sai sót, thời điểm phát hiện và tình trạng xử lý của lô hàng.
Commercial Invoice là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ nhập khẩu.
Đây là căn cứ để:
Khai báo hải quan.
Xác định trị giá hải quan.
Tính thuế nhập khẩu và VAT.
Đối chiếu với hợp đồng, Packing List và vận đơn.
Thanh toán quốc tế.
Vì vậy, mọi thông tin trên Invoice đều cần thống nhất với các chứng từ khác.
Nếu Invoice có sai sót, doanh nghiệp không chỉ phải chỉnh sửa chứng từ mà còn có thể ảnh hưởng đến tiến độ thông quan.
Không phải mọi sai sót trên Invoice đều có mức độ ảnh hưởng như nhau.
Thông thường, các lỗi mang tính hành chính hoặc không làm thay đổi bản chất giao dịch có thể được nhà xuất khẩu phát hành Invoice điều chỉnh (Revised Invoice) hoặc Commercial Invoice mới, tùy theo thỏa thuận giữa các bên.
Ví dụ:
Sai địa chỉ doanh nghiệp.
Sai người liên hệ.
Sai số điện thoại.
Sai chính tả tên hàng nhưng vẫn nhận diện được sản phẩm.
Thiếu thông tin bổ sung không ảnh hưởng đến trị giá hoặc chính sách quản lý.
Trong những trường hợp này, doanh nghiệp vẫn cần thông báo cho đơn vị khai báo hải quan để đánh giá xem có cần điều chỉnh hồ sơ hay không.
Một số nội dung trên Invoice nếu thay đổi có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc khai báo hải quan.
Ví dụ:
Đây là nội dung ảnh hưởng trực tiếp đến trị giá hải quan và số thuế phải nộp.
Nếu Invoice được sửa sau khi doanh nghiệp đã mở tờ khai, có thể phải thực hiện thủ tục khai bổ sung theo quy định.
Nếu số lượng trên Invoice không khớp với thực tế hoặc với Packing List, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân trước khi làm thủ tục.
Việc tự ý sửa Invoice mà không thống nhất với các chứng từ liên quan có thể khiến hồ sơ không đồng nhất và phát sinh yêu cầu giải trình.
Ví dụ:
Invoice ban đầu ghi FOB.
Sau đó đổi thành CIF.
Sự thay đổi này có thể làm thay đổi các khoản chi phí được tính vào trị giá hải quan, từ đó ảnh hưởng đến số thuế nhập khẩu.
Do đó, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ trước khi yêu cầu nhà cung cấp điều chỉnh.
Đây là trường hợp doanh nghiệp gặp nhiều nhất.
Nếu tờ khai đã được đăng ký, việc sửa Invoice không đồng nghĩa với việc hồ sơ hải quan sẽ tự động được cập nhật.
Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể phải:
Khai bổ sung tờ khai hải quan.
Điều chỉnh chứng từ liên quan.
Giải trình với cơ quan Hải quan nếu nội dung sửa đổi ảnh hưởng đến trị giá, mã HS hoặc chính sách quản lý.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên tự ý thay đổi chứng từ mà cần trao đổi trước với đơn vị làm thủ tục hải quan hoặc cơ quan Hải quan để lựa chọn phương án phù hợp.
Để tránh phát sinh việc sửa Invoice khi hàng đã đến cảng, doanh nghiệp nên:
✅ Kiểm tra kỹ Invoice ngay khi nhà cung cấp phát hành.
✅ Đối chiếu thông tin giữa Invoice, Packing List, Hợp đồng và Bill of Lading.
✅ Kiểm tra model, số lượng, đơn giá và điều kiện giao hàng trước khi truyền tờ khai.
✅ Nếu phát hiện sai sót, yêu cầu nhà cung cấp điều chỉnh càng sớm càng tốt, tốt nhất trước khi hàng đến cảng.
✅ Trao đổi với đơn vị logistics hoặc đại lý hải quan trước khi sử dụng Invoice điều chỉnh để tránh ảnh hưởng đến quá trình thông quan.
Invoice hoàn toàn có thể được điều chỉnh trong một số trường hợp, kể cả khi hàng đã đến cảng. Tuy nhiên, nếu nội dung điều chỉnh liên quan đến trị giá, số lượng, điều kiện giao hàng hoặc các thông tin đã được khai báo với cơ quan Hải quan, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy định về khai bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ.
Thay vì chờ đến khi hàng cập cảng mới kiểm tra chứng từ, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình rà soát hồ sơ ngay từ khi nhận Invoice từ nhà cung cấp. Chỉ một vài phút kiểm tra trước khi mở tờ khai có thể giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro trong quá trình thông quan.
ĐẠI LÂM LOGISTICS – Cùng Đại Lâm, vươn tầm thế giới
Đại Lâm Logistics hỗ trợ doanh nghiệp:
Kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu trước khi mở tờ khai.
Tư vấn khai bổ sung và điều chỉnh hồ sơ hải quan.
Khai báo hải quan và xử lý vướng mắc trong quá trình thông quan.
Tư vấn mã HS, trị giá hải quan và chính sách xuất nhập khẩu.
🌐 Website: dailamlogics.com
📧 Email: contact@dailamlogistics.com
📞 Hotline: 032 844 8668
