Trong hoạt động xuất nhập khẩu, không ít doanh nghiệp cho rằng chỉ cần hàng cập cảng đúng lịch là có thể nhanh chóng hoàn tất thủ tục và đưa hàng về kho.
Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều container phải nằm lại cảng nhiều ngày, thậm chí nhiều tuần, không phải vì Hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa mà do bộ chứng từ có sai sót.
Chỉ một lỗi nhỏ trên Invoice, Bill of Lading hay C/O cũng có thể khiến doanh nghiệp phải bổ sung hồ sơ, sửa chứng từ hoặc chờ xác nhận từ đối tác nước ngoài. Hậu quả là phát sinh hàng loạt chi phí như lưu container (Demurrage), lưu bãi (Storage), chậm giao hàng và ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất.
Vậy đâu là những lỗi chứng từ phổ biến nhất khiến container bị giữ tại cảng?
Đây là lỗi rất phổ biến ở các doanh nghiệp mới nhập khẩu.
Ví dụ:
Invoice ghi 500 kiện nhưng Packing List ghi 480 kiện.
Tên hàng trên hai chứng từ khác nhau.
Model hoặc quy cách hàng hóa không khớp.
Khi phát hiện sự không thống nhất này, cơ quan Hải quan có thể yêu cầu doanh nghiệp giải trình hoặc bổ sung chứng từ trước khi tiếp tục thông quan.
Khuyến nghị: Luôn đối chiếu Invoice, Packing List và Hợp đồng trước khi truyền tờ khai.
Bill of Lading là chứng từ quan trọng để nhận hàng tại cảng.
Một số lỗi thường gặp gồm:
Sai tên Consignee.
Sai Notify Party.
Sai số container.
Sai số seal.
Sai cảng dỡ hàng (Port of Discharge).
Nếu sai sót nghiêm trọng, doanh nghiệp có thể phải yêu cầu hãng tàu phát hành bản sửa đổi (Bill Amendment), làm kéo dài thời gian nhận hàng.
Nhiều doanh nghiệp muốn hưởng ưu đãi thuế nhưng:
Xin sai mẫu C/O.
Thông tin trên C/O không khớp với Invoice.
Khai sai số C/O trên tờ khai hải quan.
C/O hết hiệu lực hoặc thiếu chữ ký, con dấu.
Khi đó, Hải quan có thể chưa chấp nhận ưu đãi thuế hoặc yêu cầu doanh nghiệp bổ sung, xác minh trước khi thông quan.
Mã HS không chỉ ảnh hưởng đến mức thuế phải nộp mà còn quyết định chính sách quản lý hàng hóa.
Nếu doanh nghiệp khai sai mã HS:
Có thể phải khai bổ sung.
Bị yêu cầu giải trình.
Thậm chí phải kiểm hóa thực tế hàng hóa.
Đây là một trong những nguyên nhân khiến thời gian thông quan kéo dài.
Lời khuyên: Nếu chưa chắc chắn về mã HS, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến chuyên gia hoặc thực hiện thủ tục xác định trước mã số hàng hóa.
Một số mặt hàng chỉ được thông quan khi có đầy đủ hồ sơ chuyên ngành như:
Kiểm dịch thực vật.
Kiểm dịch động vật.
Kiểm tra chất lượng.
Công bố hợp quy.
Giấy phép nhập khẩu.
Nếu doanh nghiệp chỉ phát hiện thiếu hồ sơ khi hàng đã cập cảng, container có thể phải lưu tại cảng trong thời gian chờ hoàn tất thủ tục.
Trị giá hải quan là căn cứ để tính thuế nhập khẩu.
Nếu Hải quan phát hiện:
Giá khai báo bất thường.
Invoice không thống nhất với hợp đồng.
Thiếu chứng từ thanh toán.
Có khoản chi phí phải cộng nhưng chưa khai báo.
Doanh nghiệp có thể được yêu cầu tham vấn trị giá trước khi thông quan.
Việc này không chỉ kéo dài thời gian xử lý mà còn có nguy cơ phát sinh truy thu thuế nếu khai báo không chính xác.
Mặc dù nhiều tuyến vận chuyển đã áp dụng vận đơn điện tử hoặc Telex Release, nhưng vẫn còn nhiều lô hàng sử dụng vận đơn gốc.
Nếu doanh nghiệp chưa nhận được:
Bill of Lading gốc.
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
Chứng từ thanh toán theo điều kiện L/C.
Việc lấy lệnh giao hàng (D/O) và nhận container có thể bị chậm, dẫn đến phát sinh phí lưu container và lưu bãi.
Đây là lỗi hoàn toàn có thể phòng tránh nếu doanh nghiệp chủ động theo dõi tiến độ phát hành chứng từ từ nhà xuất khẩu.
Để tránh container bị giữ tại cảng do lỗi chứng từ, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm tra hồ sơ trước khi hàng cập cảng:
✅ Đối chiếu toàn bộ thông tin giữa Hợp đồng, Invoice, Packing List và Bill of Lading.
✅ Kiểm tra mã HS và chính sách mặt hàng trước khi khai báo.
✅ Chuẩn bị đầy đủ C/O và hồ sơ kiểm tra chuyên ngành (nếu có).
✅ Theo dõi tiến độ phát hành chứng từ từ nhà cung cấp và hãng tàu.
✅ Phối hợp sớm với đơn vị logistics hoặc đại lý hải quan để rà soát hồ sơ trước khi mở tờ khai.
Chỉ cần phát hiện và xử lý sai sót trước khi hàng đến cảng, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí.
Không phải mọi container bị giữ tại cảng đều do kiểm hóa hay chính sách quản lý. Trong nhiều trường hợp, nguyên nhân xuất phát từ những sai sót rất nhỏ trên bộ chứng từ nhập khẩu.
Việc chuẩn hóa quy trình kiểm tra chứng từ, phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp và đơn vị logistics sẽ giúp doanh nghiệp giảm đáng kể nguy cơ chậm thông quan, hạn chế chi phí phát sinh và đảm bảo chuỗi cung ứng vận hành ổn định.
Trong xuất nhập khẩu, một bộ chứng từ chính xác không chỉ giúp hàng được thông quan nhanh mà còn là yếu tố quyết định hiệu quả của cả lô hàng.
ĐẠI LÂM LOGISTICS – Cùng Đại Lâm, vươn tầm thế giới
Đại Lâm Logistics hỗ trợ doanh nghiệp:
Kiểm tra bộ chứng từ xuất nhập khẩu trước khi mở tờ khai.
Khai báo hải quan và tư vấn chính sách mặt hàng.
Tư vấn mã HS, C/O và trị giá hải quan.
Xử lý các vướng mắc phát sinh trong quá trình thông quan.
📞 Hotline: 032 844 8668
📧 Email: contact@dailamlogistics.com
🌐 Website: dailamlogics.com
