Bạn đang tìm hiểu purchasing là gì để tối ưu chuỗi cung ứng trong xuất nhập khẩu? Thuật ngữ này là "xương sống" của doanh nghiệp, đặc biệt khi order hàng Trung Quốc ngày càng cạnh tranh. Người làm purchasing phải thành thạo tiếng Anh, làm việc trực tiếp với đối tác nước ngoài, tạo hợp đồng mua bán và quyết định doanh thu. Cùng Đại Lâm Logistics khám phá chi tiết để nâng cao hiệu quả logistics và dịch vụ nhập hàng Trung Quốc.

Purchasing Là Gì?

Purchasing, hay thu mua, là quá trình một doanh nghiệp hoặc tổ chức sử dụng để có được hàng hóa hoặc dịch vụ nhằm thực hiện mục tiêu kinh doanh. Trong xuất nhập khẩu, purchasing đóng vai trò then chốt, giúp đảm bảo nguồn cung ổn định và chi phí tối ưu. Mỗi cá nhân hay tổ chức đều thiết lập tiêu chuẩn riêng trong quy trình mua hàng, nên các quy trình có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp.

Purchasing là một phần của quá trình procurement lớn hơn. Quy trình này thường bao gồm lập kế hoạch mua hàng, xác định tiêu chuẩn chất lượng, lựa chọn nhà cung cấp, phân tích giá trị, phân tích tài chính, đàm phán giá cả, làm hợp đồng, quản lý hàng tồn kho, thanh toán quốc tế và các chức năng khác. Trong xuất nhập khẩu, purchasing giúp giám sát giao hàng đúng hạn, xác minh hành chính chính xác, tránh chậm trễ vận chuyển container.

Sau khi hoàn tất, giao dịch mua hàng trở thành phần kết thúc của quy trình procurement tổng thể. Ví dụ, khi order hàng Trung Quốc, purchasing đảm bảo hàng hóa đạt chuẩn trước khi thông quan dịch vụ hải quan.

Người Quản Lý Mua Hàng Làm Gì?

Vai trò của người quản lý mua hàng tương tự người mua hàng, nhưng ở quy mô lớn hơn. Trong công ty nhỏ, giám đốc purchasing có thể trực tiếp mua tất cả hàng hóa và dịch vụ cần thiết, từ văn phòng phẩm đến nguyên liệu thô cho sản xuất.

Điều này bao gồm dịch vụ điện, điện thoại hoặc nguyên liệu cho sản phẩm xuất khẩu. Trong công ty lớn, người quản lý mua hàng điều hành nhóm nhân viên mua hàng theo danh mục sản phẩm. Vai trò của họ là đảm bảo điều kiện làm việc tối ưu và kết quả xuất sắc, sử dụng KPI để đo lường hiệu suất nhóm.

Trong logistics, người quản lý purchasing phối hợp với bộ phận vận chuyển hàng hóa quốc tế để theo dõi hàng tồn kho.

Sự Khác Biệt Giữa Purchasing Và Procurement?

Procurement được hiểu là việc mua sắm – quá trình xác định, chọn lọc, lựa chọn và mua hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình từ nhà cung cấp bên thứ ba. Quy trình này thông qua mua hàng trực tiếp, đấu thầu cạnh tranh hoặc đấu thầu, đảm bảo cung cấp kịp thời với chất lượng và số lượng phù hợp.

Bên cạnh mua hàng, procurement còn bao gồm lập kế hoạch ban đầu, xác định thông số kỹ thuật sản phẩm hoặc dịch vụ. Bạn cần tìm kiếm nhà cung cấp thích hợp, phân tích giá trị và các điều khoản hợp đồng. Trong xuất nhập khẩu, procurement giúp đánh giá nhà cung cấp để chọn đối tác đáng tin cậy cho dịch vụ nhập hàng Trung Quốc.

Phân tích giá trị là so sánh nhà cung cấp, xem lợi ích mỗi bên mang lại cho tổ chức và xếp hạng phù hợp. Các điều khoản hợp đồng cần phục vụ tốt doanh nghiệp nhưng bền vững cho nhà cung cấp. Khi hoàn tất, giao dịch mua hàng kết thúc quy trình procurement.

Sự khác biệt chính: Purchasing tập trung vào giao dịch mua cụ thể, trong khi procurement bao quát toàn bộ chiến lược từ lập kế hoạch đến đánh giá. Trong logistics, procurement giúp tối ưu vận chuyển container, còn purchasing xử lý đơn hàng cụ thể.

Các Hình Thức Mua Hàng

Hai hình thức mua chính là mua đi và mua lại. Chức năng mua thường dành cho mục đích công nghiệp, bán lại thuộc nhà bán buôn, bán lẻ, phân phối và đại lý. Tuy nhiên, trong xuất nhập khẩu, có các hình thức mua hàng khác nhau để phù hợp với logistics.

• Hình thức cá nhân: Đáp ứng tiêu dùng cá nhân. Người tiêu dùng là người mua cuối cùng sử dụng sản phẩm từ các công ty sản xuất. Ví dụ, cá nhân order hàng Trung Quốc qua dịch vụ nhập hàng Trung Quốc cho nhu cầu riêng.
• Hình thức trung gian (Intermediate): Thực hiện để bán lại. Nhóm này bao gồm nhà phân phối, bán buôn, bán lẻ và đại lý mua trực tiếp từ nhà sản xuất để cung cấp người tiêu dùng cuối. Trong xuất nhập khẩu, hình thức này phổ biến với hàng hóa qua vận chuyển hàng hóa quốc tế.
• Mô hình công nghiệp: Bao gồm mua nguyên vật liệu, linh kiện, kho tiêu hao, công cụ, máy móc, vật tư văn phòng và thiết bị để sử dụng kinh doanh. Điều này thiết yếu cho sản xuất, như mua nguyên liệu order từ Trung Quốc cho nhà máy Việt Nam.
• Thể chế: Mua hàng hóa và dịch vụ của cơ quan chính phủ hoặc tổ chức tiện ích. Họ là nhóm mua lớn, mua hàng loạt để hỗ trợ dự án quốc gia, thường liên quan đến dịch vụ hải quan phức tạp.

Xem thêm: Mô tả công việc nhân viên mua hàng xuất nhập khẩu và xác định giá mua bán theo Incoterms để nắm rõ hơn.

Nguyên Tắc Trong Purchasing

Có 5 nguyên tắc "đúng" liên quan đến vị trí purchasing mà bạn cần nắm rõ để thành công trong xuất nhập khẩu:

• Đúng chất lượng: Mua đúng chất lượng nguyên vật liệu. Đảm bảo hàng hóa đạt chuẩn, tránh rủi ro khi vận chuyển container.
• Đúng số lượng: Mua nguyên vật liệu với số lượng phù hợp. Tránh tồn kho dư thừa, tối ưu chi phí logistics.
• Đúng thời gian: Cung cấp tài liệu vào đúng thời điểm. Giúp chuỗi cung ứng mượt mà, đặc biệt với order hàng Trung Quốc thời vụ.
• Đúng giá: Mua tài liệu với giá phù hợp. Đàm phán để tiết kiệm, kết hợp phân tích giá trị trong procurement.
• Đúng nguồn hàng: Mua tài liệu từ đúng nguồn. Chọn nhà cung cấp uy tín để giảm rủi ro dịch vụ nhập hàng Trung Quốc.

Những nguyên tắc này giúp purchasing trở thành "xương sống" doanh nghiệp, hỗ trợ xuất nhập khẩu bền vững.

Kết Luận: Áp Dụng Purchasing Để Tối Ưu Xuất Nhập Khẩu

Purchasing là gì? Đó là quy trình thu mua chiến lược, khác biệt với procurement ở phạm vi rộng hơn, giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu kiểm soát chi phí và chất lượng. Với các hình thức mua hàng đa dạng và nguyên tắc "5 đúng", bạn sẽ nâng cao hiệu quả logistics. Đặc biệt, khi order hàng Trung Quốc, áp dụng purchasing giúp thông quan dịch vụ hải quan nhanh chóng và vận chuyển container tiết kiệm.

Nếu bạn cần hỗ trợ đào tạo purchasing hoặc dịch vụ nhập hàng Trung Quốc trọn gói, hãy liên hệ Đại Lâm Logistics ngay hôm nay. Gọi hotline 032 844 8668 để nhận tư vấn miễn phí!