Trong hoạt động nhập khẩu, không ít doanh nghiệp chỉ phát hiện thiếu hàng, sai mã, sai quy cách hoặc thiếu phụ kiện khi container đã cập cảng Việt Nam và hoàn tất thủ tục thông quan.
Lúc này, việc khiếu nại với nhà cung cấp thường rất khó khăn. Doanh nghiệp phải mất nhiều thời gian để chứng minh trách nhiệm, đàm phán bồi thường hoặc chờ gửi bổ sung hàng hóa. Không chỉ phát sinh thêm chi phí logistics, tình trạng này còn có thể làm gián đoạn kế hoạch sản xuất, giao hàng và ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín với khách hàng.
Vậy làm thế nào để biết nhà cung cấp đã giao đủ hàng ngay từ trước khi container rời cảng xuất khẩu?
Trong bài viết này, Đại Lâm Logistics sẽ chia sẻ những phương pháp mà nhiều doanh nghiệp nhập khẩu chuyên nghiệp đang áp dụng để giảm thiểu rủi ro trong chuỗi cung ứng.
Nhiều doanh nghiệp có tâm lý khá phổ biến:
"Nhà cung cấp đã gửi Packing List và Bill of Lading thì chắc chắn hàng đã đủ."
Thực tế, đây chỉ là những chứng từ thể hiện thông tin do bên bán khai báo, không phải bằng chứng xác nhận hàng hóa thực tế đã được đóng đầy đủ vào container.
Trong quá trình xuất khẩu, nhiều rủi ro có thể xảy ra như:
Nếu không được kiểm tra trước khi xuất, doanh nghiệp chỉ phát hiện khi mở container tại kho ở Việt Nam.
Khi đó, việc xác định lỗi thuộc về ai sẽ trở nên phức tạp hơn rất nhiều.
Nhiều người nghĩ rằng thiếu vài thùng hàng chỉ là thiệt hại về giá trị sản phẩm.
Thực tế, chi phí phát sinh thường lớn hơn rất nhiều.
Ví dụ:
Một container từ Trung Quốc về Việt Nam có thể mất từ 5–10 ngày vận chuyển đường biển, cộng thêm thời gian thông quan và vận chuyển nội địa.
Nếu phát hiện thiếu hàng sau khi nhận:
Toàn bộ quá trình có thể kéo dài từ vài tuần đến vài tháng.
Trong thời gian đó:
Đây mới là khoản chi phí lớn nhất mà doanh nghiệp phải gánh chịu.
Packing List là tài liệu quan trọng nhưng nhiều doanh nghiệp chỉ yêu cầu ở mức cơ bản.
Một Packing List tốt nên thể hiện rõ:
Thông tin càng chi tiết thì việc kiểm đếm khi nhận hàng càng nhanh và chính xác.
Đây cũng là căn cứ quan trọng nếu phát sinh tranh chấp.
Đây là cách được rất nhiều doanh nghiệp nhập khẩu áp dụng hiện nay.
Video nên ghi lại toàn bộ quá trình:
Một video dài 15–20 phút có thể trở thành bằng chứng rất giá trị nếu sau này xảy ra khiếu nại.
Ngoài video, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp chụp ảnh:
Những hình ảnh này giúp đối chiếu nhanh khi nhận hàng và hỗ trợ quá trình giải quyết tranh chấp nếu cần.
Đối với các lô hàng có giá trị lớn, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ kiểm định của bên thứ ba.
Các đơn vị kiểm định sẽ thực hiện:
Khoản chi phí kiểm định thường nhỏ hơn rất nhiều so với thiệt hại khi nhận thiếu hoặc sai hàng.
Đây là dịch vụ mà nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn chưa biết đến.
Đơn vị giám sát sẽ trực tiếp có mặt tại nhà máy hoặc kho hàng để:
Sau khi hoàn thành, doanh nghiệp sẽ nhận được biên bản và báo cáo chi tiết.
Đây là giải pháp giúp giảm đáng kể nguy cơ thiếu hàng hoặc tranh chấp sau này.
Seal container là "chìa khóa" bảo đảm tính nguyên vẹn của lô hàng.
Doanh nghiệp cần đối chiếu:
Nếu seal không khớp hoặc có dấu hiệu bị thay thế, doanh nghiệp cần lập biên bản ngay với hãng tàu hoặc đơn vị vận chuyển để có cơ sở xử lý.
Không phải lô hàng nào cũng cần thuê đơn vị kiểm định hoặc giám sát đóng container.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp phù hợp tùy theo giá trị lô hàng và mức độ rủi ro.
Ví dụ:
Đối với lô hàng nhỏ:
Đối với lô hàng giá trị cao hoặc nhập khẩu lần đầu:
Chi phí phòng ngừa thường thấp hơn rất nhiều so với chi phí xử lý khi sự cố đã xảy ra.
Nhiều doanh nghiệp e ngại việc yêu cầu kiểm tra sẽ khiến nhà cung cấp không hài lòng.
Thực tế, với các đối tác quốc tế chuyên nghiệp, việc kiểm hàng trước khi giao là quy trình rất bình thường.
Mục tiêu không phải là nghi ngờ nhà cung cấp, mà là bảo vệ quyền lợi của cả hai bên và giảm thiểu tranh chấp sau này.
Một quy trình kiểm tra rõ ràng sẽ giúp mọi giao dịch minh bạch hơn, đồng thời xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp dành rất nhiều thời gian để đàm phán giá mua nhưng lại bỏ qua khâu kiểm soát hàng hóa trước khi xuất khẩu.
Trong khi đó, chỉ một sai sót nhỏ ở giai đoạn đóng hàng cũng có thể làm phát sinh chi phí lớn hơn rất nhiều so với khoản tiền tiết kiệm được khi mua giá thấp.
Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, quản trị rủi ro không chỉ bắt đầu từ khi hàng cập cảng Việt Nam mà phải được thực hiện ngay từ thời điểm hàng còn ở nhà máy của nhà cung cấp.
Tại Đại Lâm Logistics, chúng tôi luôn đồng hành cùng khách hàng trong việc tư vấn phương án vận chuyển, kiểm soát chứng từ và xây dựng quy trình logistics phù hợp, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng.
