Trong hoạt động xuất khẩu, nhiều doanh nghiệp thường tập trung vào việc tìm kiếm khách hàng, sản xuất và đặt chỗ với hãng tàu. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không ít lô hàng bị chậm giao chỉ vì những lỗi rất nhỏ trong khâu chuẩn bị.
Một chứng từ sai thông tin, một container đóng không đúng quy cách hay một giấy phép chưa hoàn thành đều có thể khiến hàng không kịp lên tàu, phát sinh chi phí lưu bãi, lưu container và ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín với đối tác nước ngoài.
Để hạn chế những rủi ro này, doanh nghiệp nên xây dựng một checklist kiểm tra trước khi xuất khẩu. Dưới đây là 15 nội dung quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên rà soát trước khi hàng ra cảng.
Đảm bảo các nội dung quan trọng đã được thống nhất:
Điều kiện Incoterms.
Điều khoản thanh toán.
Thời gian giao hàng.
Cảng đi – cảng đến.
Quy cách hàng hóa.
Đây là cơ sở để chuẩn bị toàn bộ chứng từ phía sau.
Đừng chỉ xác nhận đã có Booking.
Hãy kiểm tra:
ETD.
Closing Time.
CY Closing.
Cut-off SI.
Cut-off VGM.
Chỉ cần trễ một trong các mốc trên, container có thể bị roll sang chuyến sau.
Xác định đúng mã HS giúp doanh nghiệp:
Khai báo hải quan chính xác.
Xin đúng C/O.
Áp dụng đúng chính sách xuất khẩu.
Nếu chưa chắc chắn, nên rà soát trước khi mở tờ khai.
Một số mặt hàng cần:
Giấy phép xuất khẩu.
Kiểm dịch.
Hun trùng.
Kiểm tra chất lượng.
Chứng nhận chuyên ngành.
Chuẩn bị thiếu sẽ làm chậm toàn bộ kế hoạch giao hàng.
Đối chiếu kỹ:
Commercial Invoice.
Packing List.
Sales Contract.
Đảm bảo thống nhất:
Tên hàng.
Model.
Quy cách.
Số lượng.
Đơn giá.
Điều kiện giao hàng.
Nếu khách hàng yêu cầu hưởng ưu đãi thuế quan, cần xác định:
Đúng mẫu C/O.
Đúng tiêu chí xuất xứ.
Hồ sơ chứng minh đầy đủ.
Sai C/O có thể khiến khách hàng không được hưởng ưu đãi thuế.
Đặc biệt đối với máy móc, thiết bị và hàng tiêu dùng.
Nhãn nên thể hiện đầy đủ:
Tên hàng.
Model.
Nhà sản xuất.
Xuất xứ.
Serial Number (nếu có).
Đảm bảo:
Bao bì phù hợp với phương thức vận chuyển.
Có ký mã hiệu rõ ràng.
Chống ẩm, chống va đập.
Đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Trước khi đóng container cần kiểm tra:
Vỏ container không thủng.
Không rò nước.
Không có mùi lạ.
Sàn container còn tốt.
Số container đúng với Booking.
Đây là bước rất nhiều doanh nghiệp bỏ qua.
Đảm bảo:
Hàng được chằng buộc chắc chắn.
Phân bổ trọng lượng hợp lý.
Không vượt tải trọng container.
Chụp ảnh toàn bộ quá trình đóng hàng để lưu hồ sơ.
Đối với hàng xuất khẩu đường biển, doanh nghiệp cần khai báo đúng trọng lượng container theo quy định.
Sai VGM có thể khiến container không được xếp lên tàu.
Đừng để đến ngày tàu chạy mới phát hiện:
C/O chưa cấp.
Giấy kiểm dịch hết hiệu lực.
Chứng thư hun trùng chưa hoàn thành.
Điều này rất dễ khiến lô hàng bị chậm.
Sau khi truyền tờ khai cần theo dõi:
Phân luồng.
Kiểm hóa (nếu có).
Thông quan.
Thanh lý khu vực giám sát.
Không nên chờ đến sát giờ Closing mới kiểm tra.
Ngay cả khi container đã vào cảng, doanh nghiệp vẫn cần theo dõi:
Container đã được hạ bãi chưa.
Đã được xếp lên đúng chuyến tàu chưa.
Có bị Roll hay Delay không.
Tracking tốt sẽ giúp xử lý kịp thời nếu có sự cố.
Lưu giữ toàn bộ:
Hợp đồng.
Invoice.
Packing List.
Bill of Lading.
C/O.
Hình ảnh đóng hàng.
Email giao dịch.
Chứng từ thanh toán.
Đây là căn cứ quan trọng khi phát sinh khiếu nại hoặc kiểm tra sau thông quan.
Trong quá trình hỗ trợ khách hàng, Đại Lâm Logistics nhận thấy nhiều doanh nghiệp vẫn mắc các lỗi như:
❌ Đặt Booking nhưng không kiểm tra thời gian Cut-off.
❌ Chỉ kiểm tra Invoice mà bỏ qua Packing List.
❌ Không kiểm tra tình trạng container trước khi đóng hàng.
❌ Chờ đến sát ngày tàu chạy mới xin C/O.
❌ Không theo dõi container sau khi đã vào cảng.
Những sai sót này tưởng nhỏ nhưng có thể khiến doanh nghiệp mất thêm nhiều ngày chờ chuyến tàu tiếp theo và phát sinh hàng chục triệu đồng chi phí lưu bãi, lưu container.
Một lô hàng xuất khẩu thành công không chỉ phụ thuộc vào chất lượng sản phẩm mà còn phụ thuộc rất lớn vào khâu chuẩn bị trước khi hàng ra cảng.
Việc xây dựng một checklist kiểm tra nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp chủ động phát hiện sai sót, giảm thiểu rủi ro chậm hàng và nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động xuất khẩu.
Trong logistics, phòng ngừa luôn ít tốn kém hơn xử lý sự cố. Chỉ cần dành thêm vài giờ để rà soát toàn bộ hồ sơ và quy trình trước khi xuất hàng, doanh nghiệp có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí và giữ vững uy tín với khách hàng quốc tế.
ĐẠI LÂM LOGISTICS – Cùng Đại Lâm, vươn tầm thế giới
Đại Lâm Logistics đồng hành cùng doanh nghiệp với các dịch vụ:
Khai báo hải quan xuất nhập khẩu.
Vận chuyển quốc tế đường biển và đường hàng không.
Tư vấn mã HS, C/O và chính sách xuất khẩu.
Kiểm tra bộ chứng từ trước khi hàng lên tàu.
📞 Hotline: 032 844 8668
📧 Email: contact@dailamlogistics.com
🌐 Website: dailamlogics.com
