Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics, việc mở L/C (thư tín dụng) là phương thức thanh toán phổ biến để đảm bảo an toàn cho cả bên mua và bán. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt những đơn vị mới tham gia vận chuyển hàng hóa quốc tế hoặc dịch vụ nhập hàng Trung Quốc, thường gặp sai sót khi chuẩn bị chứng từ. Những lỗi này có thể dẫn đến tranh chấp, chậm trễ thanh toán, ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng. Bài viết này sẽ phân tích các sai sót thường gặp và cách khắc phục, giúp bạn tối ưu quy trình logistics và xuất nhập khẩu.
Xem thêm: Phương thức LC (letter of credit) - thanh toán theo thư tín dụng
Khi tham gia xuất nhập khẩu, đặc biệt với dịch vụ nhập hàng Trung Quốc hoặc vận chuyển hàng hóa quốc tế, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ chứng từ kỹ lưỡng để mở L/C. Tuy nhiên, nhiều công ty mới bước chân vào logistics thường mắc lỗi cơ bản như thiếu hoặc thừa chứng từ giao nhận vận tải. Điều này làm gián đoạn quy trình, tăng chi phí lưu kho hoặc vận chuyển container.
Sai lầm thứ hai phổ biến là không căn cứ vào hợp đồng ngoại thương. Nhiều doanh nghiệp dựa vào ý chủ quan, dẫn đến bất đồng về hình thức chứng từ, gây tranh chấp thanh toán quốc tế. Ví dụ, trong vận chuyển hàng hóa quốc tế, bộ chứng từ không khớp có thể làm chậm dịch vụ hải quan, ảnh hưởng đến kho bãi logistics.
Thứ ba, các sai sót tập trung nhiều nhất vào L/C và B/L (vận đơn). Doanh nghiệp thường chuẩn bị thiếu thông tin, dẫn đến từ chối thanh toán từ ngân hàng. Trong order hàng Trung Quốc, lỗi này có thể làm gián đoạn chuỗi cung ứng, tăng rủi ro tài chính.
Để tránh sai sót khi mở L/C trong xuất nhập khẩu và logistics, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng các nội dung chính. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết, giúp tối ưu quy trình vận chuyển hàng hóa quốc tế và dịch vụ nhập hàng Trung Quốc.
Khi thanh toán bằng L/C trong logistics và xuất nhập khẩu, các doanh nghiệp Việt Nam thường mắc lỗi ở những nội dung sau. Kiểm tra kỹ sẽ giúp tránh rủi ro, đặc biệt trong vận chuyển container hoặc order hàng Trung Quốc.
(1) Số hiệu, địa điểm và ngày mở L/C (No of L/C, place and date of issuing).
Mỗi L/C có số hiệu riêng để trao đổi thư từ, điện tín liên quan và ghi vào chứng từ thanh toán. Ðịa điểm mở L/C quan trọng để chọn luật áp dụng khi tranh chấp. Ngày mở L/C giúp nhà xuất khẩu kiểm tra xem nhà nhập khẩu mở đúng hạn không. Trong dịch vụ hải quan, sai sót này có thể làm chậm vận chuyển hàng hóa quốc tế.
(2) Tên ngân hàng mở L/C (opening bank; issuing bank).
Ngân hàng thông báo kiểm tra tính xác thực của tên và địa chỉ ngân hàng mở. Nhà xuất khẩu xác nhận xem L/C mở đúng ngân hàng theo hợp đồng ngoại thương. Lỗi này thường xảy ra trong order hàng Trung Quốc, ảnh hưởng đến kho bãi logistics.
(3) Tên và địa chỉ ngân hàng thông báo (advising bank), ngân hàng trả tiền (negotiating bank or paying bank), ngân hàng xác nhận (confirming bank).
Những thông tin này cần chính xác để tránh sai sót trong quy trình thanh toán. Trong vận chuyển container, sai địa chỉ ngân hàng có thể làm chậm dịch vụ hải quan.
(4) Tên và địa chỉ người thụ hưởng (beneficiary hoặc L/C có ghi In favour...).
Thông tin này phải khớp với hợp đồng để đảm bảo thanh toán đúng người. Sai sót thường gặp ở doanh nghiệp mới tham gia xuất nhập khẩu.
(5) Tên và địa chỉ người mở L/C.
Cần kiểm tra kỹ để tránh hiểu lầm giữa các bên. Trong dịch vụ nhập hàng Trung Quốc, lỗi này có thể dẫn đến tranh chấp thanh toán.
(6) Số tiền của L/C (amount).
Số tiền phải ghi bằng số và chữ, thống nhất, với đơn vị tiền tệ rõ ràng. Phải kiểm tra khớp với hợp đồng để tránh sai sót tài chính trong logistics.
(7) Loại L/C (form of documentary credit).
Nhà xuất khẩu nên chọn L/C không huỷ ngang miễn truy đòi (Irrevocable without recourse L/C) để bảo vệ quyền lợi. Với giá trị lớn và ngân hàng mở kém uy tín, chọn L/C có xác nhận. Trong vận chuyển hàng hóa quốc tế, loại L/C đúng giúp giảm rủi ro.
(8) Ngày và địa điểm hết hiệu lực của L/C (Expiry date and place).
Ngày hết hạn phải sau ngày mở và đủ thời gian chuẩn bị chứng từ (3-4 ngày tại TP.HCM, 2 ngày giữ tại Vietcombank HCM, 3-4 ngày DHL đến châu Á, 5-7 ngày đến châu Âu). Ðịa điểm thường tại nước người bán. Sai sót này ảnh hưởng đến dịch vụ hải quan.
(9) Thời hạn giao hàng (Shipment date or time of delivery).
Có thể ghi ngày muộn nhất, sớm nhất, trong khoảng thời gian, hoặc ngày cụ thể. Phải khớp hợp đồng để tránh tranh chấp trong xuất nhập khẩu.
(10) Cách giao hàng (Shipment method).
Có thể cấm giao từng phần hoặc cho phép với số lượng, thời gian cụ thể. Ví dụ: 100 đơn vị tháng 10/2000, 100 tháng 11/2000. Trong vận chuyển container, quy định rõ giúp tối ưu logistics.
(11) Cách vận tải (Transport method).
Quy định chuyển tải cho phép hay không. Chấp nhận B/L chuyển tải nếu chỉ định cảng. Quy định quá cứng nhắc làm khó nhà xuất khẩu trong vận chuyển hàng hóa quốc tế.
(12) Phần mô tả hàng hóa (Description of goods).
Tên hàng, quy cách, số lượng, trọng lượng, đơn giá phải khớp hợp đồng. Nhà xuất khẩu kiểm tra khả năng thực hiện. Sai sót này thường gặp trong order hàng Trung Quốc.
(13) Các chứng từ thanh toán (Documents for payment).
Kiểm tra số lượng, loại chứng từ (thường 3 bản), nội dung, thời hạn xuất trình muộn nhất, cách thức thanh toán. Phải khớp hợp đồng để tránh từ chối thanh toán.
Khi phát hiện sai sót trong chứng từ thanh toán L/C, có các cách khắc phục sau để đảm bảo quy trình xuất nhập khẩu suôn sẻ.
(1) Cam kết miệng với ngân hàng.
Nhà xuất khẩu có thể cam kết miệng với ngân hàng về sai sót nhỏ để được thanh toán. Áp dụng với ngân hàng quen biết, tình hình tài chính tốt. Ví dụ: Giữ tiền tạm thời chờ chấp nhận từ ngân hàng mở.
(2) Ðiện yêu cầu trả tiền (Telegraph request for payment).
Nhà xuất khẩu gửi điện yêu cầu trả tiền cho ngân hàng mở qua ngân hàng trả tiền, chỉ rõ sai sót và cam kết chịu trách nhiệm. Dùng khi L/C hết hạn hoặc sai sót nhỏ, nhưng rủi ro nếu ngân hàng mở từ chối.
(3) Nhờ thu có cam kết bồi thường (Collection with indemnity letter).
Nhà xuất khẩu gửi chứng từ và thư cam kết bồi thường cho ngân hàng trả tiền, yêu cầu thu tiền từ ngân hàng mở. Dùng khi sai sót lớn, nhưng chỉ áp dụng với khách hàng quen.
(4) Ðiện yêu cầu tu chỉnh L/C (Telegraph request for amendment).
Nhà xuất khẩu yêu cầu nhà nhập khẩu tu chỉnh L/C để khớp chứng từ. Tu chỉnh cần văn bản chấp nhận từ cả hai bên và ngân hàng phát hành. Phí tu chỉnh do thỏa thuận.
(5) Gửi chứng từ cho nhà nhập khẩu thanh toán trực tiếp (Direct payment by importer).
Nhà xuất khẩu gửi chứng từ trực tiếp cho nhà nhập khẩu để thanh toán, bỏ qua ngân hàng. Dùng khi quan hệ tốt, nhưng rủi ro cao nếu không thanh toán.
