Trong hoạt động xuất nhập khẩu, nhiều doanh nghiệp dành rất nhiều thời gian để lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán giá mua hàng hay tối ưu thuế nhập khẩu. Tuy nhiên, đến khâu lựa chọn đơn vị logistics, không ít doanh nghiệp lại đưa ra quyết định chỉ dựa trên mức giá vận chuyển.
Đây cũng là nguyên nhân khiến nhiều lô hàng phát sinh chi phí ngoài dự kiến, chậm tiến độ giao hàng hoặc gặp khó khăn khi xảy ra sự cố.
Thực tế, một hợp đồng vận chuyển quốc tế không đơn thuần là hợp đồng thuê vận chuyển hàng hóa. Đây là thỏa thuận liên quan đến trách nhiệm của nhiều bên trong toàn bộ quá trình từ khi hàng rời kho người bán đến khi được giao tại cảng hoặc kho của người mua.
Một câu hỏi đúng trước khi ký hợp đồng có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng chục, thậm chí hàng trăm triệu đồng trong suốt quá trình xuất nhập khẩu.
Một sai lầm khá phổ biến là doanh nghiệp nhận nhiều bảng báo giá từ các đơn vị logistics rồi lựa chọn đơn vị có mức giá thấp nhất.
Nhưng trên thực tế, giá cước chỉ là một phần trong tổng chi phí logistics.
Có những đơn vị báo giá thấp nhưng chưa bao gồm các khoản phí địa phương (Local Charges), phí xử lý chứng từ, phí giao nhận, phụ phí mùa cao điểm hoặc nhiều khoản chi phí khác chỉ phát sinh khi hàng cập cảng.
Kết quả là tổng chi phí thực tế cao hơn nhiều so với dự tính ban đầu.
Do đó, thay vì hỏi "Giá bao nhiêu?", doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc đặt những câu hỏi giúp hiểu rõ toàn bộ dịch vụ mình sẽ nhận được.
Đây là câu hỏi quan trọng nhất trước khi ký hợp đồng.
Một báo giá vận chuyển quốc tế có thể chỉ bao gồm Ocean Freight hoặc Air Freight, trong khi doanh nghiệp vẫn phải thanh toán thêm nhiều khoản phí khác.
Tùy từng tuyến vận chuyển và điều kiện giao hàng (Incoterms), doanh nghiệp có thể phát sinh các khoản như:
Phí THC (Terminal Handling Charge).
Phí D/O (Delivery Order).
Phụ phí CIC.
Phụ phí mùa cao điểm (PSS).
Phí AMS, ENS hoặc các khoản khai báo điện tử.
Phí chứng từ.
Phí lưu container (Demurrage).
Phí lưu container ngoài cảng (Detention).
Phí lưu bãi (Storage).
Chi phí kiểm hóa hoặc kiểm tra chuyên ngành (nếu có).
Không phải khoản phí nào cũng sẽ phát sinh, nhưng doanh nghiệp cần được thông tin trước để chủ động xây dựng ngân sách.
Lời khuyên: Hãy yêu cầu đơn vị logistics lập bảng dự kiến toàn bộ chi phí từ khi hàng được vận chuyển cho đến khi giao về kho. Điều này giúp doanh nghiệp hạn chế các khoản phát sinh ngoài kế hoạch và dễ dàng so sánh giữa các nhà cung cấp.
Trong vận tải quốc tế, việc tàu chậm, đổi lịch hoặc container bị "roll" sang chuyến sau là điều không hiếm gặp.
Nguyên nhân có thể đến từ:
Tắc nghẽn cảng.
Thiếu container rỗng.
Điều kiện thời tiết.
Xung đột địa chính trị.
Hãng tàu điều chỉnh lịch khai thác.
Điều doanh nghiệp cần quan tâm không phải là liệu những tình huống này có xảy ra hay không, mà là đơn vị logistics sẽ xử lý như thế nào khi chúng xảy ra.
Một đối tác chuyên nghiệp cần có khả năng:
Theo dõi lịch tàu thường xuyên.
Chủ động thông báo khi có thay đổi.
Đề xuất tuyến vận chuyển thay thế nếu cần.
Hỗ trợ làm việc với hãng tàu để giảm thiểu ảnh hưởng.
Khả năng xử lý sự cố nhiều khi còn quan trọng hơn việc báo giá thấp hơn vài trăm USD.
Không doanh nghiệp nào mong muốn hàng hóa bị mất mát, hư hỏng hoặc giao chậm. Tuy nhiên, đây là những rủi ro luôn tồn tại trong vận tải quốc tế.
Vì vậy, trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần làm rõ:
Ai chịu trách nhiệm nếu container bị hư hỏng?
Nếu hàng bị thất lạc thì quy trình xử lý như thế nào?
Trường hợp chứng từ khai báo sai dẫn đến phát sinh chi phí thì trách nhiệm thuộc về ai?
Đơn vị logistics có hỗ trợ làm việc với hãng tàu, bảo hiểm hoặc cơ quan liên quan không?
Việc xác định rõ trách nhiệm ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế tranh chấp và rút ngắn thời gian xử lý khi phát sinh sự cố.
Ngày nay, doanh nghiệp không chỉ cần một đơn vị đặt booking hay sắp xếp phương tiện vận chuyển.
Một đối tác logistics chuyên nghiệp có thể hỗ trợ nhiều hơn, chẳng hạn:
Tư vấn điều kiện giao hàng (Incoterms).
Kiểm tra bộ chứng từ trước khi xuất hoặc nhập khẩu.
Tư vấn khai báo hải quan.
Hỗ trợ phân loại mã HS.
Theo dõi tiến độ thông quan.
Cập nhật các quy định mới về xuất nhập khẩu.
Đặc biệt đối với doanh nghiệp mới tham gia hoạt động ngoại thương hoặc mở rộng sang thị trường mới, những dịch vụ tư vấn này có thể giúp giảm đáng kể rủi ro và chi phí phát sinh.
Đây là câu hỏi thường bị bỏ qua nhưng lại ảnh hưởng rất lớn đến trải nghiệm của doanh nghiệp.
Không ít trường hợp sau khi ký hợp đồng, khách hàng không biết ai là người trực tiếp xử lý lô hàng của mình.
Khi xảy ra sự cố:
Không biết liên hệ với ai.
Mất nhiều thời gian chuyển thông tin giữa các bộ phận.
Không nhận được phản hồi kịp thời.
Doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị logistics cung cấp:
Đầu mối phụ trách chính.
Thông tin liên hệ trực tiếp.
Quy trình cập nhật tình trạng lô hàng.
Thời gian phản hồi khi phát sinh vấn đề.
Một đầu mối rõ ràng sẽ giúp việc phối hợp nhanh chóng và hiệu quả hơn trong suốt quá trình vận chuyển.
Một hợp đồng vận chuyển quốc tế không nên được đánh giá chỉ dựa trên mức giá.
Điều doanh nghiệp thực sự cần là một đối tác có thể:
Minh bạch về chi phí.
Chủ động cảnh báo rủi ro.
Hỗ trợ xử lý khi phát sinh sự cố.
Tư vấn các giải pháp tối ưu cho từng lô hàng.
Đồng hành lâu dài cùng hoạt động xuất nhập khẩu.
Trong nhiều trường hợp, một đơn vị logistics có giá cao hơn một chút nhưng hỗ trợ tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều hơn thông qua việc giảm chi phí phát sinh, hạn chế chậm trễ và bảo vệ uy tín với khách hàng.
Kết luận
Trong bối cảnh chuỗi cung ứng toàn cầu ngày càng phức tạp, việc lựa chọn đối tác logistics không còn là quyết định mang tính tác nghiệp mà đã trở thành một quyết định chiến lược.
Trước khi ký hợp đồng vận chuyển quốc tế, doanh nghiệp nên dành thời gian tìm hiểu kỹ phạm vi dịch vụ, trách nhiệm của các bên, các khoản chi phí có thể phát sinh và khả năng hỗ trợ của đơn vị logistics trong những tình huống ngoài dự kiến.
Một vài câu hỏi được đặt ra đúng lúc không chỉ giúp doanh nghiệp tránh những rủi ro không đáng có mà còn tạo nền tảng cho một chuỗi cung ứng ổn định, hiệu quả và bền vững.
ĐẠI LÂM LOGISTICS – Cùng Đại Lâm, vươn tầm thế giới.
Là đối tác của nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu, Đại Lâm Logistics cung cấp các giải pháp logistics trọn gói từ vận chuyển quốc tế, khai báo hải quan đến tư vấn chính sách xuất nhập khẩu và tối ưu chuỗi cung ứng.
Chúng tôi tin rằng giá trị của một đơn vị logistics không chỉ nằm ở việc đưa hàng hóa đến đúng nơi, đúng thời điểm, mà còn ở khả năng đồng hành cùng doanh nghiệp để kiểm soát chi phí, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả trong từng lô hàng.
🌐 Website: dailamlogics.com
📧 Email: contact@dailamlogistics.com
📞 Hotline: 032 844 8668
